Se ti scrivo questo post significa che io sono uno di quelli che non è impazzito! Oggi oltre a Insem, Elteide, mi occupo di due startup, Full Trading e Young, mentre ho altri progetti in cantiere che stanno per nascere.
Gli amici mi chiedono dove trovo il tempo di fare tutto, premetto che dormo 5 ore a notte mediamente ma , ho anche un figlio, una vita privata, gioco a tennis, seguo i corsi per la patente nautica, un po’ di palestra…..
Prima di raccontarti come gestisco le cose e i metodi che ho elaborato per non perdere pezzi e aumentare la mia produttività e quella dell’azienda, ti faccio due premesse.
La prima è che senza una propensione al sacrificio non potrai occuparti di più attività in contemporanea. Sacrificio, non significa tuttavia martirio e con uno stile di vita equilibrato puoi ritagliarti il tempo libero di cui hai bisogno per ricaricarti.
La seconda è che senza aver imparato a delegare e a fidarti degli altri, non riuscirai a portare a termine mezzo compito (a proposito, qui trovi qualche consiglio su come costruire un team vincente).
Valore, urgenza, facilità, complessità
Immagina di iniziare la giornata e di avere una scrivania piena di cose e un’email intasata e il telefono che continua a squillare dalle otto del mattino. Ti ho dipinto un quadro che farebbe perdere la pazienza anche a Gandhi, ma anche in un contesto simile puoi migliorare la tua giornata e realizzare tante attività.
Ti racconto quello che consiglio ai miei collaboratori nella gestione delle priorità. Innanzitutto, la prima cosa da fare è quella di annotare su un foglio tutto quello che devi fare. Mai pensare di ricordare tutto a mente! È questo l’errore più comune di chi è disorganizzato, quello di non fare chiarezza utilizzando un foglio bianco.
Una volta riportate tutte le azioni da fare – per esempio, rispondere email, fare due telefonate, scrivere due piani di marketing e leggere dei doc importanti da firmare… – quello che ti consiglio è di dare un punteggio (da 1 a 3) per ognuna delle attività elencate.
Per farlo puoi usare 3 variabili: importanza, urgenza, facilità o complessità. Esempio:
- rispondere email
IMPORTANZA: 2
URGENZA: 1
FACILITÀ/complessità : 2
E continuare così per tutta la lista di cose. Cosa farai per prima? Questo dipende molto dalla tua capacità di concentrazione. Di solito io preferisco fare cose complesse e urgenti in mattinata, per poi rimandare le attività più facili nel secondo pomeriggio, quando l’attenzione cala ed emerge la stanchezza.
Produttività: impara a dire di no e fai pause
La lista ti servirà a fare chiarezza e a capire. Ma a monte c’è un lavoro più complesso da fare, quello con te stesso e le tue abitudini.
Un imprenditore ha entusiasmo ed energia e tende a farsi coinvolgere in tantissimi progetti, succede anche a me come a tutti. Eppure l’energia è qualcosa di limitato che non puoi estendere all’infinito. Ne avrai a disposizione una certa quantità durante tutta la giornata. Arrenditi, non sei superman, la foto non deve ingannarti.
Meglio fare tre cose bene, che dieci meno bene, non trovi? Per riuscirci, dovrai imparare a dire di “no”. Sembra una cosa facile, ma non lo è mai. Hai paura di deludere un amico, un altro imprenditore, te stesso, e allora tendi a dire “sì” a tutto.
Ma poi non riesci a realizzare quello che ti sei prefisso, sei sempre un essere umano non Superman, e questo finirà per avere effetti controproducenti. Pertanto, valuta quello che ti viene proposto e accetta solo quello che realmente può interessarti e portarti benefici.
Oltre a questo impara a focalizzarti, darti dei tempi e delle pause. Devi realizzare una delle attività della lista? Stabilisci quanto tempo ti prenderà, dedicati solo a quell’attività e poi prenditi una pausa: 15 minuti, ti serviranno a sgranchire le gambe e dare aria ed energia alla mente.
È molto importante, anche se l’ho scritto per ultimo, darti dei tempi ben precisi, da dedicare a una sola attività per volta. Ho ascoltato storie di imprenditori addirittura maniacali su questo punto. Brittani Nelson, fondatrice di MyKeda, per esempio non apre Facebook se non nello slot orario dedicato al digital marketing. Una regola ferrea. E ha regole simili con le telefonate: se ne arriva una in un momento della giornata in cui non è prevista, semplicemente non risponde. Stesso discorso per le email.
Anche senza arrivare a questi eccessi, creare una lista e dei blocchi di tempo dedicati a ciascuna attività, ti aiuterà a restare concentrato e produttivo per tutto il giorno.
Questi che ti ho raccontato sono solo alcuni consigli. Ognuno ha il suo modo personale di organizzare il suo tempo e aumentare la sua produttività. Come gestisci le tue attività? Scrivimi e ci confronteremo su questo tema.
